Politique de confidentialité

Dernière mise à jour : 14 - 10 - 2024

Préambule

REXIM est une marque exploitée par la Société MALSH Realty et ses partenaires (ci-après collectivement “REXIM“). REXIM attachent une grande importance à la protection et au respect de votre vie privée et vos données à caractère personnel (ci-après “Données à caractère personnel” ou “Données Personnelles”).

REXIM s’engage à mettre en œuvre les mesures adéquates à la protection, la confidentialité et la sécurité des Données Personnelles conformément à la réglementation en vigueur en France et dans l’Union Européenne, en particulier au Règlement Général sur la Protection des Données Personnelles UE 2016/679 du 27 avril 2016 et aux règles de droit national prises pour son application.

La présente « Politique de confidentialité » (ci-après la « Politique ») a pour objet d’informer toutes les personnes physiques concernées (ci-après désignées par « Vous » ou « Votre/Vos ») sur la manière dont REXIM collecte, utilise et divulgue Données Personnelles et sur les moyens dont vous disposez pour exercer vos droits sur ces informations.

Fort de son savoir-faire reconnu dans la vente et la location de bureaux, de locaux d'activités ou commerciaux, de plateforme logistique, REXIM décline ses expertises dans différents départements, chacune apportant une réponse personnalisée à vos besoins professionnels. Ainsi, les données personnelles vous concernant que nous sommes susceptibles de traiter sont en rapport direct avec votre activité professionnelle, qui nous permet de vous qualifier comme des professionnels.

En conséquence, REXIM vous invite à lire attentivement la présente Politique pour connaître et comprendre les traitements relatifs aux Données Personnelles.

En tout état de cause, nous nous engageons à respecter les deux (2) principes essentiels suivants :

l’individu reste maître de ses données à caractère personnel ;

les données sont traitées de manière transparente, confidentielle et sécurisée.

Identité des responsables de traitement conjoints

La marque “REXIM” est exploitée par la Société MALSH Realty et ses partenaires.

Identification

Les identités de ces sociétés sont comme suit :

HEURISTEAM

SIRET : 8885 3203 3000 22

Siège Social : 14 QUAI GENERAL SARRAIL 69006 LYON

RCS : R.C.S. LYON

MALSH Realty

SIRET : 345 266 316 00024

Siège Social : 19 Quai Perrache, 69002, Lyon

RCS : R.C.S. LYON

Traitements concernés

Les Sociétés mentionnées ci-dessus partagent le statut de “responsable de traitement conjoint” pour les traitements relatifs aux services fournis via le site web “https://www.rexim.fr”. Les traitements concernés sont :

• Gestion des demandes d’informations via le formulaire de contact
• Gestion des demandes de contact vis-à-vis d’une/des offre(s) spécifique(s)
• Gestion des candidatures reçues via le formulaire du site web
• Gestion de la prospection commerciale (projets résidentiels)
• Gestion de la prospection commerciale (projets professionnels)

Coordonnées de notre délégué à la protection des données

La Société REXIM et ses partenaires ont désigné un Délégué à la Protection des Données mutualisé (ci-après « DPO ») qui est là pour répondre à toutes les demandes, y compris d’exercice de droits, relatives à vos données à caractère personnel.

Vous pouvez le joindre :

• Soit par mail à l’adresse suivante : dpo@malsh.com
• Soit par courrier : REXIM, ATTN DPO, 19 Quai Perrache 69002 LYON.

Collecte & origine des données

Via le site web, REXIM collecte et traite des données à caractère personnel qui vous concernent. Ces données proviennent directement de vous-même.

Dans tous les cas, vous êtes informés des finalités pour lesquelles vos données sont collectées par nos soins via les différents formulaires de collecte de données en ligne ou bien encore via notre Politique des cookies.

Vos données à caractère personnel collectées par REXIM sont traitées conformément aux finalités prévues lors de la collecte, dans le respect du RGPD et des lignes directrices de la CNIL.

Finalités et bases légales des traitements

Vous trouverez ci-dessous les détails d’activités de traitement des informations qui vous concernent, notamment lorsque vous sollicitez des informations de notre organisme ou lorsque vous transmettez votre candidature pour un emploi publié sur la rubrique dédiée du site web.

Détails du traitement de gestion des demandes réceptionnées via le formulaire de contact

Lorsque vous nous transmettez vos données personnelles via le formulaire de contact, elles seront traitées pour accomplir les objectifs de :

• Réceptionner vos demandes
• Mettre en relation avec le service concerné, et le cas échéant prise de contact par téléphone
• Répondre aux demandes reçues par voie électronique
• Etablir les statistiques.

Base légale

Ce traitement est nécessaire pour vous apporter des réponses adaptées à votre demande et ainsi l’intérêt légitime demeure la base légale de ce traitement.

Détails du traitement de gestion des demandes de contact vis-à-vis d’une/des offre(s) spécifique(s)

Lorsque vous nous transmettez vos données personnelles via le formulaire de contact depuis une offre spécifique, elles seront également traitées pour accomplir les objectifs de :

• Réceptionner vos demandes
• Mettre en relation avec le service concerné, et le cas échéant prise de contact par téléphone
• Répondre aux demandes reçues par voie électronique

Base légale

Ce traitement est nécessaire pour vous apporter des réponses adaptées à votre demande et ainsi l’intérêt légitime demeure la base légale de ce traitement.

Détails du traitement de recrutement

La réalisation d'opérations de recrutement à partir des candidatures collectées via le site web couvre les objectifs suivants :

• Réception et enregistrement des candidatures
• Gestion des procédures de recrutement
• Réponses aux candidats à un emploi ou à un stage

Base légale

Ce traitement est nécessaire pour la poursuite de notre intérêt légitime de gérer le processus de recrutement.

Détails du traitement de gestion de la prospection commerciale (Projets résidentiels)

La réalisation d’opérations relatives à ce traitement couvre les objectifs suivants :

• Envoi de la publicité et des newsletters de prospection de nos sociétés et de nos partenaires.

Base légale

Le traitement de la prospection afin de proposer un accompagnement par nos équipes, se base sur le consentement des personnes concernées.

Lorsque cela est nécessaire, nous nous engageons, selon les cas, à recueillir votre consentement et/ou à vous permettre de vous opposer à l’utilisation de vos données pour certaines finalités, comme par exemple, la possibilité de vous retirer de la liste de newsletter, de contact commercial ou, lorsque vous utilisez le Site Web, de déposer des cookies tiers sur vos terminaux (téléphone mobile, ordinateur, tablette) à des fins de mesure d’audience de notre site et de notre application et pour vous proposer des offres commerciales et publicités ciblées en fonction de vos centres d’intérêts.

Dans le cadre du respect des principes de protection des données dès la conception et de protection des données par défaut, nous faisons le nécessaire afin que les consentements nécessaires soient recueillis lorsque

• vous vous inscrivez à la Newsletter
• vous utilisez notre site web
• nous vous proposons tout autre service accessoire en extension de vos attentes ou en dehors des obligations légales ou de l’exécution du contrat.

Dès lors que vous exprimez votre consentement, vous bénéficiez d’un droit à retirer ce consentement par simple actions telles que

• cliquer sur le lien “se désabonner” disponible à l’intérieur des newsletters que vous recevez
• envoyer un mail à dpo@malsh.com

Aucune opération de profilage n’est effectuée, ni via les fonctionnalités du Site Web ni via les traitements des dossiers par les agences et ses agents.

Détails du traitement de gestion de la prospection commerciale (Projets professionnels)

La réalisation d’opérations relatives à ce traitement couvre les objectifs suivants :

• Envoi de la publicité et des newsletters de prospection de nos sociétés et de nos partenaires.

Base légale

Si vous êtes “professionnel” à la recherche d’un accompagnement dans vos projets d’installation, cela nous permet de vous envoyer ces informations de prospection en rapport avec votre activité professionnelle sans solliciter votre consentement. Ainsi, ce traitement est nécessaire pour la poursuite de notre intérêt légitime. Par ailleurs, pour en savoir plus, nous vous invitons à vous référer à la section qui vous explique vos droits.

Pour la gestion des demandes reçues via le formulaire de contact :

• Données relatives à votre identité : Nom de naissance, Nom d’usage ou d’époux(se), Prénom,
• Données relatives à votre activité professionnelle : Numéro de téléphone et l’adresse électronique utilisés pour votre activité professionnelles
• Informations transmises par la demande, notamment la mention de votre recherche (si Vous recherchez un bien ou Vous vendez ou Vous louez), type de bien, surface, localisation du bien et les éventuelles remarques, ainsi que vos préférences du moment de la journée pour être appelé.

Pour la gestion des demandes de contact vis-à-vis d’une/des offre(s) spécifique(s) :

• Données relatives à votre identité : Nom de naissance, Nom d’usage ou d’époux(se), Prénom,
• Données relatives à votre activité professionnelle : Nom, code postal, ville et pays de l’organisme de rattachement, Numéro de téléphone, fax et l’adresse électronique utilisés pour votre activité professionnelles,
• Informations transmises par la demande, notamment le message transféré concernant l’offre ciblée.

Pour le recrutement :

• Données relatives à votre identité : Nom de naissance, Nom d’usage ou d’époux(se), Prénom, Date de naissance, E-mail personnel, Adresse personnelle, Centres d'intérêt, Langue(s) parlée(s), Téléphone fixe privé, Téléphone mobile privé, Déclaration préalable à l'embauche, Sexe
• Données relatives à votre vie professionnelle : Ancienneté dans l'emploi ou dans la profession actuelle, Situation professionnelle antérieure, Métier.
• Données relatives à l’évaluation professionnelles : Parcours de formation, Parcours professionnel, Observations et souhaits formulés, Scolarité

Pour la gestion des opérations de prospection :

• Données relatives à votre identité : Nom d’usage ou d’époux(se), Prénom, Adresse personnelle, E-mail personnel, Téléphone mobile privé, Téléphone fixe privé.
• Données relatives à votre vie professionnelle : Profession ou emploi occupé, E-mail professionnel, Numéro de téléphone professionnel.
• Informations contenues dans la communication commerciale via Échanges et commentaires des clients et prospects et via vos demandes de documentation en tant que client ou prospect.

Pour la gestion de la prospection commerciale (Projets professionnels) :

• Données relatives à votre identité : Nom de naissance, Nom d’usage ou d’époux(se), Prénom,
• Données relatives à votre activité professionnelle : Nom de la Société de rattachement, Numéro de téléphone et l’adresse électronique utilisés pour votre activité professionnelles
• Contenu de la communication commerciale : Nature de transaction (location ou vente, État (Ancien (+5ans) ou Neuf ou récent (-5ans)), Type de bien, Surface, Adresse, Code postal, Ville)

Destinataires de vos données

Dans la limite de leurs attributions respectives et pour les finalités rappelées à l’article 6, les principales personnes qui seront susceptibles d’avoir accès à vos données sont les suivantes :

• selon les finalités poursuivies, le personnel habilité de nos services internes, notamment nos service ressources humaines, et service commercial ;
• les prestataires fournissant les solutions d’optimisation des opérations pour la prospection commerciale (sans aucune action de profilage.)

Certaines catégories de sous-traitants ont accès aux données collectées :

• Le prestataire de développement de site web.
• Le fournisseur de cloud computing et de stockage.

Pour toute demande d’information complémentaire sur nos sous-traitants, vous pouvez adresser une demande d’information complémentaire à notre Délégué à la Protection des Données par mail à dpo@malsh.com

Les autres organismes qui peuvent avoir accès à vos données sont :

• S’il y a lieu, les juridictions concernées, médiateurs, experts-comptables, commissaires aux comptes, avocats, huissiers, sociétés de recouvrement de créances ;
• Les tiers susceptibles de déposer des cookies sur vos terminaux (ordinateurs, tablettes, téléphones portables…) lorsque vous y consentez ;

Vos données à caractère personnel ne sont ni communiquées, ni échangées, ni vendues ni louées sans votre consentement exprès préalable conformément aux dispositions légales et réglementaires applicables.

Transfert de données hors union européenne

Dans certains cas, vos informations personnelles seront sauvegardées sur des serveurs situés en dehors de l'Union Européenne et notamment aux États-Unis.

C’est notamment le cas lorsque nous transférons des informations à certains de nos partenaires, notamment via les cookies à Google, susceptible de stocker dans les serveurs aux États-Unis. Les transferts de données effectués aux États-Unis sont régis par le data privacy framework, le système d'échange de données entre les États-Unis et L'Union Européenne afin de garantir la sécurité et la confidentialité de vos données.

Vous pouvez demander à accéder aux documents assurant la présence de garanties appropriées en faisant la demande à notre Délégué à la Protection des Données par mail à dpo@malsh.com.

Durée de conservation des données

Nous conservons vos données uniquement le temps nécessaire pour les finalités poursuivies, telles que décrites à l’article 4 de la présente Politique, et si besoin augmenté des durées de prescriptions légales.

Pour la gestion des demandes reçues via le formulaire de contact

Les données utilisées dans le cadre de la gestion des demandes reçues via le formulaire de contact sont conservées jusqu’à 2 ans à partir de la dernière prise de contact.

Pour la gestion de contact vis-à-vis d’une/des offre(s) spécifique(s)

Les données utilisées dans le cadre de la gestion de contact vis-à-vis d’une/des offre(s) spécifique(s) sont conservées jusqu’à 2 ans à partir de la dernière prise de contact.

Pour le recrutement

Les informations collectées via le formulaire de candidatures sont conservées jusqu’à 6 mois à partir de la fin du processus du recrutement.

Gestion de la prospection commerciale (Projets résidentiels)

Les données permettant votre identification dans les opérations de prospection en lien avec des projets résidentiels, par envoi de mails personnalisés sont conservées jusqu’au retrait de votre consentement. Nous nous efforcerons de renouveler votre consentement tous les 3 ans.

Votre inscription à notre newsletter est conservée pendant une durée de 3 ans après la dernière prise de contact.

Gestion de la prospection commerciale (Projets professionnels)

Les données utilisées dans le cadre de la gestion de la prospection commerciale sont conservées jusqu’à votre opposition expresse à la réception de nos communications.

Droits des personnes

Conformément à la Loi Informatique et Libertés et au RGPD, vous disposez d'un certain nombre de droits. Vous pouvez exercer tous vos droits détaillés ci-dessous, par mail en vous adressant à notre délégué à la protection des données, sur son adresse mail dpo@malsh.com.

Les droits dont vous disposez pour assurer la protection de vos données personnelles sont les suivants :

• Droit d’information sur le traitement des Données Personnelles : REXIM s’engage à déployer ses meilleurs efforts pour délivrer une information concise, transparente et accessible sur les conditions de traitement de vos Données Personnelles.
• Droit d’accès aux Données Personnelles : vous pouvez accéder à vos Données Personnelles faisant l’objet d’un traitement par REXIM et disposez du droit d’en recevoir une copie sous forme électronique (pour toute copie supplémentaire, REXIM sera en droit d’exiger le règlement de frais basés sur les coûts administratifs occasionnés).
• Droit de rectification des Données Personnelles : vous avez le droit de demander la rectification des Données Personnelles le concernant lorsque celles-ci sont erronées, incomplètes ou obsolètes.
• Droit d’effacement : vous avez le droit de demander l’effacement de données, par exemple, dès lors que vous considérez la/les finalité(s) pour laquelle elles ont été recueillies a/ont disparu. Néanmoins, il est précisé que REXIM pourra conserver certaines Données Personnelles lorsque la loi le lui imposera ou en cas de motif légitime. Il est possible que si vos données personnelles sont effacées suite à votre demande et avant l'expiration de la durée de conservation valable, cela puisse nous empêcher de vous fournir les services que vous attendez de nous.

Droit d’opposition

Vous pouvez vous opposer à tout moment pour des motifs légitimes à la réutilisation de vos Données Personnelles pour des traitements différents que ceux notifiés, sauf en cas d’exécution par REXIM de l’une de ses obligations légales.

Nous aimerions mettre l’accent sur ce droit qui vous concerne plus spécialement en tant que professionnels. Lorsque vous ne souhaitez plus recevoir d' informations commerciales de notre part via les Newsletter, vous pouvez exercer votre droit d’opposition par l’une des deux actions prévues à cette fin, à savoir :

• cliquer sur le lien “se désabonner” disponible à l’intérieur des newsletters que vous recevez

• envoyer un mail à dpo@malsh.com

Droit à la limitation des traitements des Données Personnelles

Vous disposez du droit de demander que les traitements effectués sur vos Données Personnelles soient limités à ce qui est nécessaire. Ce droit est applicable seulement :

• si vous contestez l’exactitude de vos Données Personnelles ;
• si vous pouvez établir que le traitement de vos Données Personnelles est illicite et demande une limitation de leur utilisation plutôt qu’un effacement ;
• si REXIM n’a plus besoin de vos Données Personnelles mais que celles-ci vous sont encore nécessaires pour la constatation, l’exercice ou la défense de droits en justice ;
• si vous vous opposez aux traitements fondés sur un intérêt légitime que nous poursuivons en tant que Responsable de traitement, ayant confirmé que les intérêts légitimes poursuivis par nous prévalent sur les vôtres.

Droit de réclamation auprès d’une autorité de contrôle

Si vous estimez que les efforts mis en œuvre par REXIM pour préserver la confidentialité des Données Personnelles ne garantissent pas le respect de vos droits, vous avez la possibilité d’introduire une réclamation auprès de l’autorité de contrôle compétente (CNIL ou toute autre autorité mentionnée sur la liste disponible auprès de la Commission européenne).

Vous pouvez exercer tous vos droits précités par mail en vous adressant à notre délégué à la protection des données, sur son adresse mail dpo@malsh.com.

Données de connexion et cookies

REXIM a mis en place un gestionnaire de cookies via la Politique des cookies afin de vous informer plus spécifiquement de leur utilisation.

Si le navigateur le permet, vous pouvez également désactiver à tout moment ces cookies, en suivant la procédure indiquée par le navigateur. Cependant, REXIM vous informe qu’une telle désactivation peut avoir pour conséquence de ralentir et/ou perturber l’accès à certaines rubriques du site web.

Mineurs

Le Site web de REXIM n'est pas destiné aux mineurs. REXIM ne collecte pas volontairement des données à caractère personnel auprès de mineurs âgés de moins de 15 ans.

Sécurité

REXIM respecte le RGPD et la loi Informatique et Libertés en matière de sécurité et de confidentialité de vos données.

Nous mettons en œuvre toutes les mesures techniques et organisationnelles nécessaires afin d’assurer la sécurité de nos traitements de données à caractère personnel et la confidentialité des données que nous collectons.

A ce titre, nous prenons toutes les précautions utiles, au regard de la nature des données et des risques présentés par les traitements pour en préserver la sécurité et, notamment, empêcher que les données soient déformées, endommagées, ou que des tiers non autorisés y aient accès (protection physique des locaux, protocole https sécurisé, journalisation et traçabilité des connexions aux logiciels déployés en interne).

Modification de la Politique

REXIM se réserve le droit d’apporter, à tout moment, des modifications à la présente Politique afin de respecter les évolutions législatives et réglementaires et/ou d’améliorer celle-ci.

En cas de modification, une nouvelle version sera actualisée et mise en ligne avec la date de « Dernière mise à jour ».

Droit applicable

La présente Politique est soumise au droit français, en ce compris les dispositions applicables aux règles de droit international privé.